WORD - PUBLIPOSTAGE

Vous trouverez régulièrement dans ce blog des tutos sur les principales fonctionnalités de Word.

Ces tutos vous donnent un aperçu du contenu des cours largement détaillés et illustrés proposés sur le site MaProfdinfo.fr

Vous y trouverez une formation complète du niveau débutant à expert sous forme de cahiers thématiques

Comment utiliser des Contacts Outlook comme source de données pour générer un Publipostage dans Word ?

Rappel du principe du publipostage

Le Publipostage permet de créer un ensemble de documents personnalisés pour différents destinataires en personnalisant un document-type afin de s’adresser à chaque destinataire par son nom

Une Source de données (liste Word, feuille de calcul Excel, base de données Access ou contacts Outlook) est associée au document

Les Champs de fusion sont des espaces réservés permettant de placer dans le document-type les informations issues de la source de données

 On peut utiliser la liste de contacts Outlook de deux manières

• Pour utiliser principalement les adresses postales et générer des courriers et des étiquettes par exemple
• Pour envoyer des messages électroniques en bloc

Dans Outlook

• Cliquer sur le bouton Contacts ou Personnes (selon la version)
• ·Sélectionner les noms à inclure dans la liste de données

Pour inclure l’intégralité du carnet d’adresses, ignorer cette étape

• Dans le groupe Actions, cliquer sur le bouton Fusion et publipostage
  

Dans la fenêtre Fusion des contacts qui s’affiche, choisir les options souhaitées

• Dans le groupe Terminer, sélectionner Terminer & fusionner
• Imprimer les documents 

ou

• Envoyer des courriers électroniques

Dans le cas d'un envoi par courrier électronique

• Dans la zone À, sélectionner le champ contenant l’adresse e-mail dans la liste de publipostage

Word envoie un message individuel à chaque adresse de courrier, on ne peut donc pas envoyer le courrier en Cc ou Cci à d’autres destinataires

• Saisir l’objet du message sur la ligne Objet

Dans la zone Format des courriers, sélectionner

• HTML (paramètre par défaut)

ou

• Texte brut pour envoyer le document en tant que corps du courrier électronique

Sous Envoyer des enregistrements, choisir

• Tous les enregistrements (par défaut)

ou

• Enregistrement en cours pour n’envoyer le message qu’à l’enregistrement affiché à l’écran

ou

• De et À envoient uniquement une plage d’enregistrements
• Cliquer sur OK pour effectuer le publipostage

On peut inclure des liens mais on ne peut pas ajouter de pièces jointes au courrier électronique

Pour réutiliser le publipostage

• Enregistrer le document de fusion pour pouvoir l’exécuter de nouveau sans avoir à définir d’autres éléments

Le document de fusion reste connecté à la source de données

• Pour l’exécuter à nouveau, ouvrir l’onglet Fichier et ouvrir le Document Word
• Choisir Oui lorsque Word invite à Conserver la connexion

Ce post n'est qu'un aperçu de ce qu'il est possible de faire grâce à la fonction publipostage. Un cours complet sur le sujet est rédigé et illustré dans le cahier n° 9 de 43 pages sur le site maprofdinfo.fr.

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