Comment utiliser les contacts Outlook dans un publipostage Word ?

5 février 2023

WORD - PUBLIPOSTAGE

Vous trouverez régulièrement dans ce blog des tutos sur les principales fonctionnalités de Word.

Ces tutos vous donnent un aperçu du contenu des cours largement détaillés et illustrés proposés sur le site MaProfdinfo.fr

Vous y trouverez une formation complète du niveau débutant à expert sous forme de cahiers thématiques


Comment utiliser des Contacts Outlook comme source de données pour générer un Publipostage dans Word ?

Rappel du principe du publipostage


Le Publipostage permet de créer un ensemble de documents personnalisés pour différents destinataires en personnalisant un document-type afin de s’adresser à chaque destinataire par son nom

Une Source de données (liste Word, feuille de calcul Excel, base de données Access ou contacts Outlook) est associée au document

Les Champs de fusion sont des espaces réservés permettant de placer dans le document-type les informations issues de la source de données


 On peut utiliser la liste de contacts Outlook de deux manières

  • Pour utiliser principalement les adresses postales et générer des courriers et des étiquettes par exemple
  • Pour envoyer des messages électroniques en bloc


Dans Outlook

  • Cliquer sur le bouton Contacts ou Personnes (selon la version)
  • ·Sélectionner les noms à inclure dans la liste de données

Pour inclure l’intégralité du carnet d’adresses, ignorer cette étape

  • Dans le groupe Actions, cliquer sur le bouton Fusion et publipostage


Dans la fenêtre Fusion des contacts qui s’affiche, choisir les options souhaitées


Dans la rubrique Contacts

  • Préciser quels contacts à utiliser
  • Préciser quels champs seront à fusionner


Dans la rubrique Fichier du document

  • Cocher Document existant
  • Choisir Courrier s’il s’agit d’envoyer des messages électroniques
  • Cliquer sur Parcourir pour sélectionner le document-type à utiliser (lettre, tableau, étiquettes etc.) s’il a été conçu précédemment

ou

  • Cliquer sur Nouveau document


Dans la rubrique Fichier de données contact

  • Pour réutiliser cette liste sans devoir refaire la sélection à chaque fois, cocher la case Fichier permanent et donner un nom à la liste
  • Pour utiliser une liste existante, cliquer sur Parcourir

 

Dans WORD


  • Activer l’onglet Publipostage
  • Cliquer sur Démarrer la fusion et le publipostage et sélectionner le document-type (choisir Courrier pour envoyer le publipostage par messagerie)
  • Insérer les Champs de fusion de la liste de contacts Outlook dans le document

Utiliser le Bloc d' adresse du groupe Champs d'écriture d'insertion pour les enveloppes et les étiquettes

Utiliser la Formule d’appel du même groupe pour personnaliser les lettres et les courriers électroniques

  • Ajouter ou modifier éventuellement le texte dans chacun des documents, enveloppes, étiquettes

ou

  • Saisir et mettre en forme le texte du message électronique si l’on a utilisé l’option Courrier
  • Cliquer sur Aperçu des résultats puis sélectionner Suivant ou Précédent pour afficher et vérifier chaque document, enveloppe, étiquette ou message électronique personnalisé
  • Dans le groupe Terminer, sélectionner Terminer & fusionner
  • Imprimer les documents 

ou

  • Envoyer des courriers électroniques


Dans le cas d'un envoi par courrier électronique


  • Dans la zone À, sélectionner le champ contenant l’adresse e-mail dans la liste de publipostage

Word envoie un message individuel à chaque adresse de courrier, on ne peut donc pas envoyer le courrier en Cc ou Cci à d’autres destinataires

  • Saisir l’objet du message sur la ligne Objet


Dans la zone Format des courriers, sélectionner

  • HTML (paramètre par défaut)

ou

  • Texte brut pour envoyer le document en tant que corps du courrier électronique


Sous Envoyer des enregistrements, choisir

  • Tous les enregistrements (par défaut)

ou

  • Enregistrement en cours pour n’envoyer le message qu’à l’enregistrement affiché à l’écran

ou

  • De et À envoient uniquement une plage d’enregistrements
  • Cliquer sur OK pour effectuer le publipostage

 

On peut inclure des liens mais on ne peut pas ajouter de pièces jointes au courrier électronique


Pour réutiliser le publipostage


  • Enregistrer le document de fusion pour pouvoir l’exécuter de nouveau sans avoir à définir d’autres éléments

Le document de fusion reste connecté à la source de données


  • Pour l’exécuter à nouveau, ouvrir l’onglet Fichier et ouvrir le Document Word
  • Choisir Oui lorsque Word invite à Conserver la connexion


Ce post n'est qu'un aperçu de ce qu'il est possible de faire grâce à la fonction publipostage. Un cours complet sur le sujet est rédigé et illustré dans le cahier n° 9 de 43 pages sur le site maprofdinfo.fr.


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