Gérer les caractères spéciaux inappropriés dans un document

LES SAUTS DE LIGNE

Qu'est-ce qu'un saut de ligne ?

Un saut de ligne impose le retour à la ligne tout en conservant le texte dans le même paragraphe ; il est utile pour éclaircir un texte sans pour autant créer un nouveau paragraphe et ne sera pas considéré comme tel lors d'une numérotation par exemple.

Il se crée avec la combinaison de touches Maj Entrée.

Beaucoup de personnes utilisent les sauts de ligne un peu n'importe comment en créant des ruptures non souhaitées à l'intérieur des paragraphes.

il devient impossible de structurer les documents puisqu'ils ne comportent plus ou très peu de paragraphes.

Lorsque l'on applique un alignement justifié, les sauts de ligne créent de gros espaces entre les mots, sur les lignes incomplètes

On peut repérer les sauts de ligne inutiles ou gênants matérialisés par une flèche de retour vers le bas

Pour supprimer les sauts de ligne

• Sans sélectionner quoi que ce soit dans le document, appuyer sur les touches CTRL H

·        Dans la boîte de dialogue Rechercher et Remplacer, se positionner dans la zone Rechercher

·        Saisir successivement "accent circonflexe" et "l" (comme Ligne) , ce qui produit à l'écran le code ^l

• Dans la zone Remplacer, saisir un espace pour séparer la fin de la phrase précédente du début de la suivante
• Cliquer sur le bouton Remplacer tout pour effectuer le remplacement dans tout le document
• Valider l'alerte et fermer la boîte de dialogue  en cliquant sur la croix rouge

On constate dans le document que les sauts de ligne ont disparu et que le texte est correctement aligné et distribué horizontalement. 

LES SAUTS DE PARAGRAPHE

Qu'est-ce qu'un saut de paragraphe ?

Un saut de paragraphe apparaît à l'écran dès que l'on appuie sur la touche Entrée ; si l'on appuie deux fois sur Entrée, on insère successivement deux paragraphes et, même vides, ils seront considérés par Word comme des vrais paragraphes donc ils seront pris en compte lors d'une numérotation automatique par exemple.

Si l'on souhaite aérer un document entre les paragraphes, la meilleure méthode d'ajouter un espace Avant ou Après un paragraphe dans le groupe Paragraphe de l'onglet Accueil.

Dans l'exemple ci-dessous, on remarque que des paragraphes sont séparés les uns des autres par un saut de paragraphe lorsque l'on visualise deux marques de paragraphe consécutives, une en fin de ligne, une en début de ligne suivante.

Remplacer les marques de paragraphe

Pour corriger ces anomalies, le raccourci-clavier Ctrl H permet d'afficher directement la fenêtre Rechercher-Remplacer que l'on retrouve dans le groupe Édition de l'onglet Accueil.

• Sans sélectionner quoi que ce soit dans le document, appuyer sur les touches CTRL H
• Dans la boîte de dialogue Rechercher et Remplacer, se positionner dans la zone Rechercher
• Saisir successivement "accent circonflexe" et "p" (comme Paragraphe), ce qui produit à l'écran ^p

Pour remplacer la succession de deux marques de paragraphe par une seule

• Dans la zone Rechercher, saisir ce code deux fois, soit : ^p^p
• Dans la zone Remplacer par, le saisir une seule fois
• Cliquer sur le bouton Remplacer tout pour effectuer le remplacement dans tout le document
• Valider l'alerte et fermer la boîte de dialogue

On constate alors que les paragraphes ne sont plus délimités que par une seule marque de paragraphe. 

LES TABULATIONS

Autre mauvaise utilisation du traitement de texte : taper plusieurs fois sur TAB pour aligner du texte ou pire des nombres, pour éviter de couper un mot ou tout autre bricolage…

Pour peu que l'on modifie les marges, la justification du texte ou la taille des caractères, le document devient désorganisé et d'un aspect vraiment très peu professionnel.

Pour rappel, une tabulation est basée sur un taquet placé sur la règle pour aligner le texte à un endroit précis ; s'il n'y a pas de taquet sur la règle, Word considère qu'il y en a un virtuel tous les 5 caractères.

Dans le texte ci-dessous, les tabulations sont matérialisées par une flèche horizontale orientée à droite.

Supprimer automatiquement les tabulations

• Sans sélectionner quoi que ce soit dans le document, appuyer sur les touches CTRL H
• Dans la boîte de dialogue Rechercher et Remplacer, se positionner dans la zone Rechercher
• Saisir successivement "accent circonflexe" et "t" (comme Tabulation), ce qui produit à l'écran ^t

• Dans la zone Remplacer, vider le contenu avec la touche Suppr

      Ceci permet de remplacer chaque tabulation par une chaîne vide et donc de toutes les supprimer

• ·Cliquer sur le bouton Remplacer tout pour effectuer le remplacement dans tout le document
• Valider l'alerte et fermer la boîte de dialogue 

Dans le document ci-dessus, on constate que tous les décalages occasionnés par ces tabulations intercalées ont bien disparu

Attention : toutes les tabulations seront supprimées !

LA GESTION DES CARACTèRES SPéCIAUX

Les possibilités de gestion des caractères spéciaux sont nombreuses, on les retrouve en cliquant sur le bouton Plus de la fenêtre Rechercher et remplacer

• Appuyer sur les touches CTRL H

ou

• Cliquer sur le bouton Remplacer dans le groupe édition de l'onglet Accueil
• En bas à gauche de la boîte de dialogue étendue, cliquer sur le bouton Spécial

Si vous souhaitez vous perfectionner sur toutes les possibilités de mise en forme des caractères, des paragraphes et du document dans son ensemble, je vous invite à cliquer sur ce lien qui vous présentera le support de cours détaillé et illustré de 80 pages relatif à ce thème.

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